De brief van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) aan de informateur over de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) bevat enkele verstandige observaties en slimme aanbevelingen. Zij benoemt terecht de structurele problemen in de informatiehuishouding, de toenemende uitvoeringsdruk en het risico van misbruik van de wet. De brief getuigt tegelijkertijd ook van een opmerkelijke gemakzuchtigheid, met name in haar conclusies over kosten, capaciteit en oplossingsrichtingen. Met de aanbevelingen om de Woo in te perken, maskeert het ministerie haar eigen onvermogen als moederdepartement van de Woo, om de uitvoering effectief en efficiënt te organiseren.

Meer actieve openbaarheid, benutten van AI

Eerst de verstandige dingen. Het ministerie pleit voor meer actieve openbaarheid en een laagdrempelige afhandeling van informatieverzoeken (dejuridisering). Betekenisvolle actieve openbaarheid – gericht op maatschappelijk relevante dossiers – is belangrijk en voorziet in de informatiebehoeften van burgers en journalisten. Ook pleit BZK voor de inzet op nieuwe technologieën. ‘We harmoniseren daarvoor gezamenlijke voorzieningen richting één portaal, er wordt via de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) geïnvesteerd in (het opschalen van) veelbelovende Initiatieven op het gebied van AI en data.’ Een gezamenlijke, overheidsbrede inzet op AI-ondersteunde Woo-processen – zoeken, ontdubbelen, samenvatten, anonimiseren - kan binnen enkele jaren leiden tot substantiële efficiencywinst.

Een andere terechte aanbeveling gaat over de werkwijze bij omvangrijke verzoeken. Grote en complexe verzoeken kunnen soms niet binnen de wettelijke termijn worden afgehandeld. Zij zorgen voor hoge uitvoeringslasten bij overheidsorganisaties. BZK pleit voor de volgende oplossing: ‘In plaats van alle documenten te verzamelen, te beoordelen en te verstrekken, worden bij omvangrijke verzoeken voortaan eerst - in eerste instantie In overleg met de verzoeker - de 50-100 meest relevante documenten snel geleverd. De impact hiervan is naar verwachting aanzienlijk’. Dat is een nuttig advies. Het is wel opmerkelijk dat dit als oplossing door BZK wordt gesuggereerd. Dit staat letterlijk in de wet, in art. 4.2a van de Woo! Als het ministerie zich gewoon aan de wet had gehouden, dan had ze dit drie jaar geleden al ingevoerd.

Ook het benoemen van duidelijk misbruik verdient steun. Veelvragers die systematisch grote aantallen Woo-verzoeken indienen, soms met behulp van AI-bots, ondermijnen het draagvlak voor openbaarheid en leggen een onevenredig beslag op publieke middelen. Overheden kunnen vaker naar de rechter stappen als er sprake is van misbruik. Het is overigens wel opmerkelijk dat er al jaren wordt geklaagd over misbruik, maar dat er nog steeds geen cijfers zijn over de omvang van het misbruik. Hebben we het over 2 promille, of 2 procent of over 20 procent van de Woo-verzoeken? Dat had het ministerie van BZK inmiddels toch wel uitgezocht kunnen hebben. En wat te denken van het misbruik door de overheid zélf? Bijvoorbeeld minister Wiersma die tientallen miljoenen verspilt door boeren te vragen bezwaar te maken, terwijl ze weet dat dit nergens toe kan leiden.

Hopeloos inefficiënt

De brief bevat een aantal cijfers die interessante vragen oproepen. Uit de voorlopige onderzoeksresultaten blijkt dat ministeries met gemiddeld circa 200 Woo-besluiten per jaar per ministerie ongeveer 44 fte inzetten voor de afhandeling. Grote gemeenten daarentegen verwerken het dubbele aantal Woo-verzoeken (500 of meer) met gemiddeld 6 à 7 fte.

Dit verschil is niet marginaal, maar structureel: ruwweg een factor tien in productiviteit. Dat kan niet uitsluitend worden verklaard door complexiteit of gevoeligheid van rijksdossiers. Grote gemeenten behandelen eveneens politiek en maatschappelijk gevoelige zaken en het ICT-landschap van een grote gemeente is complexer dan de informatiehuishouding van een kerndepartement. Recent onderzoek van het ministerie van Financiën laat zien dat het zoeken van documenten binnen 48 uur kan worden afgerond, mits het proces maar goed is ingericht. Een gemiddeld Woo-verzoek bij een ministerie bestaat uit ruim 200 pagina’s. Indien het lakken of anonimiseren wordt uitbesteed aan een bureau, dan is daar ongeveer 20 uur voor nodig. Als het Rijk deze lessen ter harte zou nemen, dan zouden er op de ministeries honderden Woo-juristen minder nodig zijn. Het probleem is niet de Woo zelf, maar de wijze waarop het Rijk haar uitvoeringsproces heeft ingericht. Er wordt te veel vergaderd, het zoek- en autorisatieproces is niet goed ingeregeld en de parafenlijnen zijn te lang.

Geen wetswijziging, maar eerst uitvoering

De invoeringstoets Woo bevat een breed palet aan voorstellen voor procesverbetering: betere intake, vroegtijdige afbakening van verzoeken, standaardisering en meer interactie met de verzoeker. Deze voorstellen worden in de brief wel genoemd, maar impliciet als onvoldoende gepresenteerd. Daarmee wordt de plank misgeslagen. Juist gemeenten laten zien dat met strakke procesregie veel winst te behalen valt. Een goed ingerichte eerste fase – waarin binnen de eerste termijn van 28 dagen de informatiebehoefte wordt verduidelijkt en afgebakend – voorkomt dat organisaties maandenlang werken aan documenten die uiteindelijk niet relevant blijken. De suggestie van BZK dat begrenzing van Woo-verzoeken via wetswijziging noodzakelijk is, loopt vooruit op de wetsevaluatie die nog moet starten. Een wetswijziging is ingrijpend, juridiserend en risicovol voor het vertrouwen in de overheid. Terwijl nog niet eens een goed begin is gemaakt met bewezen verbetermaatregelen in de uitvoering.

Een realistisch perspectief op besparing

Wanneer het Rijk de lessen van grote gemeenten serieus neemt en inzet op interactie met verzoekers, AI-ondersteuning en slimme procesinrichting, is een overheidsbrede besparing van circa 25 % (50 miljoen euro) binnen drie jaar realistisch. Niet door rechten te beperken, maar door sneller te zoeken en te lakken. Minder doublures, kortere doorlooptijden en lagere juridische lasten komen zowel overheid als verzoeker ten goede. En dan hebben we het nog niet eens over de baten van transparantie. Binnenkort verschijnt een studie die daar meer licht op werpt. Daaruit blijkt dat de baten van transparantie de kosten ruimschoots overtreffen.

Conclusie

De BZK-brief aan de formateur is op onderdelen verstandig, maar betrekkelijk gemakzuchtig en kortzichtig in haar oplossingsreflex. Zij ziet terecht dat de Woo onder druk staat, maar kijkt te snel naar begrenzing en wetswijziging, en te weinig naar de uitvoeringspraktijk waar de echte winst te behalen is. Digitalisering, AI, actieve openbaarheid en procesverbetering verdienen een serieuze kans, vóórdat de wet zelf opnieuw ter discussie wordt gesteld. Het afschermen van overheidsinformatie is niet alleen gemakzuchtig; het is ook gevaarlijk in een tijd waar de democratie onder druk staat. Open overheid wordt wel gezien als de ‘kanarie in de kolenmijn’. Het inperken van transparantie is een eerste stap naar een autocratisch bestuur.

‍

Maatschappelijke coalitie Over Informatie Gesproken

Frank van Ierssel

Guido Enthoven

‍