‘Er is sprake van een verstandshuwelijk tussen aanvrager en verzoeker: noodzakelijk, maar met tegengestelde belangen’

De relatie tussen de Woo-aanvrager en de Woo-behandelaar is ingewikkeld. Wat mag er openbaar gemaakt worden en hoe lever je de gevraagde informatie binnen de wettelijke termijnen? Met provocatieve prototypes maakte SETUP zichtbaar welke spanningen schuilgaan achter ogenschijnlijk neutrale keuzes.  

‍

1. Wat gaat er volgens jou mis bij het indienen en afhandelen van woo-verzoeken?
‘Verschillende dingen. In de praktijk ligt bijvoorbeeld de focus vooral op de juridische afhandeling van woo-verzoeken en het optimaliseren van het afhandelen, zodat de aanvrager niet te lang hoeft te wachten. Maar ambtenaren en journalisten hebben het nooit over de manier waarop documenten vaak met zwarte balken worden gelakt. Die ontwerpkeuze wordt zelden bevraagd, terwijl het veel zegt over hoe we tegen transparantie aankijken en hoe de uitvoering van de Wet Open Overheid daaraan bijdraagt. Een ander voorbeeld is de stroeve relatie tussen de journalist en de woo-afhandelaar waarbij er weinig steun en samenwerking is, hoe kunnen wij tussen hen meer wederzijds begrip en samenwerking creëren? Of denk aan de ongelijke manier waarop woo-verzoeken worden afgehandeld. Begin dit jaar werd door het AD geschreven dat de gemeente Utrecht de verzoeken van advocaten en journalisten sneller behandelt dan die van inwoners of bedrijven, om juridische procedures en politieke moeilijkheden te voorkomen.  Maar ook bij het indienen is er sprake van een ongelijke situatie: er zijn marktpartijen die tegen betaling woo-verzoeken voor jou indienen, zodat je het zelf niet hoeft te doen.’

2. Jullie hebben vijf prikkelende oplossingen bedacht, zogenoemde ‘provotypes’. Wat houden die in?
‘De WOO Lak is een serie van tien verschillende kleuren om op een genuanceerdere manier informatie te verbergen, in plaats van alleen het standaard zwart. Dit maakt duidelijk welke informatie waarom verborgen wordt, zoals privacygevoelige gegevens of staatsgeheimen. Voor journalisten hebben we een WOO-abonnement bedacht, een maandelijks abonnement waarmee ze prioriteit krijgen in de afhandeling van WOO-verzoeken. Voor een vast bedrag per maand komen ze boven op de stapel. Dit zorgt voor meer transparantie en minder onzekerheid over de voortgang.De WOO-viltjes hebben we bedacht omdat een Woo-verzoek in principe vormvrij is. Deze verrassende vorm van het indienen van een verzoek, bijvoorbeeld via bierviltjes of via een tekstvlag achter een vliegtuigje, maakt het proces luchtiger en zichtbaarder voor overheidsinstanties. Het WOO-vest is symbolische tweepersoonstrui die de samenwerking tussen de aanvrager en de behandelaar benadrukt, en hen dichter bij elkaar brengt in het proces. Tot slot hebben we de WOO-Courant gemaakt: een wekelijkse publicatie die de voortgang van lopende WOO-verzoeken bijhoudt, zodat burgers inzicht krijgen in de status van hun aanvragen.

‍

‍

3. Hoe gaan deze ‘provotypes’ bijdragen aan een verbetering van de woo-cultuur?  
‘Door het gesprek tussen journalisten en ambtenaren te starten over de verschillende belangen, perspectieven en onderliggende waarden die bij woo-verzoeken om de hoek komen kijken. Er is momenteel weinig ruimte voor dit gesprek over waarden. Mensen worden vaak opgeleid en gestuurd om efficiënt, juridisch correct en volgens protocol te werken, waardoor het gesprek over het 'waarom' van transparantie snel ontbreekt. Het is lastig om dieperliggende cultuurvragen bespreekbaar te maken in een systeem dat vooral gericht is op controle en verantwoording. De ‘provotypes’ zijn provocatieve oplossingen die in zichzelf niet praktisch toe te passen zijn, maar wel op een pakkende en humoristische manier de knelpunten rondom de woo-verzoeken verbeelden. Met deze prototypes houden we ambtenaren en journalisten een spiegel voor, in de hoop zij zich bewuster worden van hun rol en keuzes als woo-aanvrager en -afhandelaar.’

‍4.Voor de provotypes gingen jullie in gesprek met 9 aanvragers en 12 afhandelaren. Wat kwam er nog meer uit die gesprekken?
Uit de gesprekken bleek dat er aan beide kanten frustraties én gevoelens van begrip zijn. Journalisten noemden bijvoorbeeld dat zwartgelakte documenten als een “rode lap” kunnen werken: hoe meer is weggelakt, hoe groter het wantrouwen. Tegelijk geven ze aan soms documenten later alsnog ongecensureerd te zien, en dan niet te begrijpen waarom bepaalde passages eerder geheim waren. Ze zijn vaak niet op zoek naar wat er mist, maar naar het waarom van keuzes. Ambtenaren benadrukken dat lakken precisiewerk is. “De wet klinkt simpel, maar de praktijk is complex,” zei een Woo-coördinator. Er is veel kennis nodig, en er heerst vaak angst om fouten te maken. “Als ik verkeerd lak, hangt een collega aan de schandpaal.” Daarbij ontbreekt soms het mandaat; “Soms moeten 15 mensen akkoord geven voordat een document eruit mag.” Beide groepen ervaren het proces als een ‘black box’ en missen transparantie. Er werd zelfs gesproken over een “verstandshuwelijk”: noodzakelijk, maar met tegengestelde belangen met een dominante partner die altijd kritiek heeft en een andere partner die continu rekening moet houden met alle meningen van de hele schoonfamilie. Journalisten wensen vaker gelaagde verzoeken te mogen indienen, zoals bij de Groningse aanpak. Ambtenaren zien daarin ook kansen voor samenwerking, mits het proces overzichtelijker en eenduidiger wordt georganiseerd.’

‍5.Welke reacties hebben jullie gekregen op de provotypes?
‘Dat sommige prototypes misschien de overheid op slechte ideeën kan brengen. Dit ging specifiek over de woo-abonnementen. Met het steeds krapper worden van de rijksbegroting zou dit plotseling een nieuwe inkomstenbron kunnen zijn. Aan ons dus te taak om te zorgen dat dit een prototype blijft en dat er een transparante overheid komt die voor iedereen toegankelijk blijft.’